Både interne og eksterne interessenter kan have behov og forventninger, som kan påvirke både den enkelte medarbejders arbejdsmiljø, men også kommunens arbejdsmiljøledelse som helhed.
Interne interessenter omfatter medarbejdere, der defineres som ”person, der udfører arbejde eller arbejdsrelaterede aktiviteter, som er under organisationens ledelsesret”. En medarbejder er dermed ikke begrænset til kommunens egne ansatte og dækker både ledelses og ikke-ledelsesstillinger. Det kan også omfatte frivillige, håndværkere, leverandører og andre.
Eksterne interessenter kan spænde fra den enkelte pårørende til ministerier, der udsteder lovgivning, som påvirker arbejdsmiljøledelsessystemet.
Interne og eksterne interessenters relevante behov og forventninger er vigtige at afdække, sådan at de kan indgå i vurdering af risici og muligheder i det løbende arbejde med forebyggelse og forbedring indenfor arbejdsmiljøområdet. Relevante behov og forventninger er afgrænset til de behov og forventninger, der har betydning for arbejdsmiljøet.
Styregruppen for arbejdsmiljøledelse er ansvarlig for årlig gennemgang af den overordnede interessentoversigt, og gennemgår den samtidigt med udarbejdelse af input til ledelsens evaluering. I ledelsens evaluering indgår også andre interne og eksterne anliggender, der har betydning for organisationens rammer og vilkår.
Ansvaret for, at interessenter indgår i det løbende arbejde med forebyggelse og forbedring indenfor arbejdsmiljøområdet følger det fælles ansvar beskrevet i ”Alle skal gøre noget” under bilag 4, vurdering af risici og muligheder
| Rolle | Ansvar |
|---|---|
| Hovedudvalget | Sikrer at alle beslutninger vurderes i forhold arbejdsmiljømæssige konsekvenser og vurderer om der er behov for tiltag på niveau 1 |
| Forvaltningsudvalg/ områdeudvalg | Sikrer at alle beslutninger vurderes i forhold til arbejdsmiljømæssige konsekvenser og vurderer om der er behov for tiltag på forvaltningsniveau/niveau 2 |
| Lokale MED-udvalg | Sikrer at alle beslutninger vurderes i forhold arbejdsmiljømæssige konsekvenser og vurderer om der er behov for tiltag på niveau 3 |
| Direktionen | Sikrer at alle beslutninger vurderes i forhold arbejdsmiljømæssige konsekvenser. |
| Leder | Lederen har ansvaret for, at forandringer på arbejdspladsen planlægges, så arbejdsmiljøet er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Lederen skal inddrage vurdering af risici og muligheder i relevante situationer |
| Arbejdsmiljøgruppen/TRIO | Medvirker aktivt til og understøtter arbejdet med vurdering af risici og muligheder Dokumenterer arbejdet via Plan A. Sikrer information og kommunikation om risici og muligheder til relevante aktører |
| Den enkelte medarbejder | Medvirker aktivt til og understøtter arbejdet med vurdering af risici og muligheder på relevante forhold. |
| Personalejura | Medvirker til, at arbejdspladserne vurderer risici og muligheder på relevante forhold. |
| HR & Arbejdsmiljøteamet | Bidrager med udvikling af metoder og tilbud, som understøtter arbejdet med vurdering af risici og muligheder Sikrer tilgængelighed af viden, redskaber og vidensdeling via værktøjskassen. Auditerer arbejdspladsen også i forhold til vurdering af risici og muligheder på relevante forhold. |
Ansvaret for, at den konkrete vurdering af risici og muligheder omfatter relevante interessenter er dermed placeret på Niveau 3. Det betyder, at hver gang der udarbejdes en vurdering af risiko og muligheder skal arbejdspladsen også tage stilling til interessenter.
Se nærmere beskrivelse i Vurdering af risici og muligheder
Interessenter kan med fordel også indgå i arbejdspladsens arbejde med APV
Interessentoversigt i værktøjskassen er Styregruppens overordnede oversigt over relevante interessenter, som kan indgå i vurdering af risiko og muligheder på niveau 3. Listen er tænkt som en række konkrete, men ikke udtømmende, eksempler på interessenter og deres relevante behov og forventninger. Middelfart Kommune forkortes med MK i oversigten.
For alle interessenter kan forebyggelse, håndtering og forbedring sikres gennem risikovurdering (bilag 4) og/ eller APV (bilag 2). I oversigten er det for hver interessent desuden tilføjet, hvilke andre bilag arbejdspladsen kan anvende i arbejdet med at forebygge og håndtere risici relateret til interessenter.
Interessentoversigt - eksterne og interne
Eksterne interessenter:
| Interessent | Relevante behov og forventninger | Muligheder | Risici | Forebyggelse/ håndtering |
|---|---|---|---|---|
| Borgere |
At borgere møder og får den service/ydelse, de mener, at have krav på (herunder forventninger til tid/ ressourcer/faglighed fra MK’s ansatte) Medinddragelse |
Samarbejde om løsning af kerneopgaven Mulighed for feedback/læring, der styrker opgaveløsning via borgerens erfaringer |
Uoverensstemmelser i forventninger mellem borgere og MK, der kan føre til 1) øget arbejdsmængde for de ansatte ifm. håndtering og 2) høje følelsesmæssige krav ifa. utilfredshed, klager, konflikter, udadreagerende adfærd. Risiko for vold, trusler, chikane Risiko for arbejdsbetinget smitte |
Vold, trusler, chikane bilag 5 Arbejdsskader, arbejdsulykker, erhvervssygdomme og krænkende hændelser bilag 6 Beredskabs- og krisesituationer bilag 11 Arbejdsbetinget smitte bilag 12 |
| Foreninger |
Fysiske rammer, fx at MK stiller lokaler til rådighed Service, fx hjælp ved praktiske udfordringer Viden, fx tydelige forventninger, information om ændringer, adgang til kontaktpersoner ved spørgsmål Medinddragelse |
Samarbejde om løsning af kerneopgaven til gavn for MK, den enkelte forening, borgere/foreninger/virk-somheder Ressourcer til udvikling af foreningsliv og lokalsamfund Tiltrækning af nye beboere |
Uoverensstemmelser i forventninger mellem foreninger og MK, der kan føre til 1) øget arbejdsmængde for de ansatte ifm. håndtering og 2) høje følelsesmæssige krav ifa. utilfredshed, klager, konflikter. | Frivillige og arbejdsmiljø bilag 26 |
| Virksomheder |
Hurtig og effektiv sagsbehandling fx ved tilladelser Rammer og vilkår for (fælles) opgaveløsning, fx fysiske rammer, ressourcer, tilgang, CSR, miljø mm. Adgang til kontaktpersoner med tilpas bemyndigelse Omtale/ reklame Opgavemængde/ økonomi |
Samarbejde om løsning af kerneopgaven til gavn for MK, den enkelte virksomhed, borgere/foreninger/virk-somheder En attraktiv kommune/ arbejdsplads, der kan tiltrække beboere såvel som ansatte |
Uoverensstemmelser i forventninger mellem virksomheder og MK, der kan føre til 1) øget arbejdsmængde for de ansatte ifm. håndtering og 2) høje følelsesmæssige krav ifa. utilfredshed, klager, konflikter, ophør af samarbejde. | Byrådets vision |
| Pårørende |
At vi leverer den service/ydelse, den pårørende mener, at borgeren har krav på (herunder forventninger om tid/ ressourcer/faglighed fra MK’s ansatte) Information om service/ydelser/borger og ændringer Medinddragelse |
Samarbejde om løsning af kerneopgaven Mulighed for feedback/læring der styrker opgaveløsning via den pårørende erfaringer |
Uoverensstemmelser i forventninger mellem pårørende og MK, der kan føre til 1) øget arbejdsmængde for de ansatte ifm. håndtering og 2) høje følelsesmæssige krav ifa. utilfredshed, klager, konflikter, udadreagerende adfærd. Risiko for vold, trusler, chikane Risiko for arbejdsbetinget smitte |
Vold, trusler, chikane bilag 5 Arbejdsskader, arbejdsulykker, erhvervssygdomme og krænkende hændelser bilag 6 Beredskabs- og krisesituationer bilag 11 Arbejdsbetinget smitte bilag 12 |
| Naboer til arbejdspladser og lokalsamfund |
Information om arrangementer, ulykker og andre forhold af betydning Sikring af faciliteter som p-pladser, indgange, anvendelse af fx butikker for erhvervsdrivende o.l. Sikkerhed ifm. fx særligt udadreagerende borgere Lydniveau/ støj og andre fysiske gener |
Samarbejde og hjælp til opgaveløsning Samarbejde og hjælp til udvikling af lokalsamfund Tiltrækning af nye beboere |
Barrierer for afvikling af opgaveløsning/ arrangementer med øget arbejdsmængde til følge Høje følelsesmæssige krav ifa. utilfredshed, klager, konflikter |
Vold, trusler, chikane bilag 5 Arbejdsskader, arbejdsulykker, erhvervssygdomme og krænkende hændelser bilag 6 |
| Region Syddanmark: Somatik, psykiatri og lignende enheder |
Modtagelse/ overlevering af borgere og overtagelse af opgaver relateret til denne, fx ifm. udskrivelse og overflytning |
Tværsektorielt samarbejde, der styrker behandlingseffekt/genop-træning, muligheder for tilknytning til arbejdsmarked og dermed reducerer opgavemængde og følelsesmæssige krav i arbejdet Borgertilfredshed, anerkendelse og arbejdsglæde |
Uforudset arbejdsmængde for MK ansatte ifm. udskrivelse/ overflytning ved kort varsel Forringet behandling/ genoptræning og dermed tilstand hos borgeren ved utilstrækkelig kommunikation og planlægning mellem sektorer Uklar fordeling af ansvar |
Vold, trusler, chikane bilag 5 Arbejdsskader, arbejdsulykker, erhvervssygdomme og krænkende hændelser bilag 6 |
| Andre kommuner: Fælles udbud & indkøb, overlevering af borgere, samarbejde om events & områder |
Samarbejde om indgåelse og overholdelse af aftaler, fx overholdelse af tidsfrister, fagligt input, mødeafvikling mm. (fx vedrørende indkøb, uddannelse) Modtagelse/ overlevering af borgere og opgaver relateret til denne, fx ifm. udskrivelse Opgaveløsning og ressourcer ifm. events og områder |
Mindskede udgifter til eksterne ydelser (flere ressourcer til andre formål) Reduceret arbejdsmængde ifm. fælles opgaveløsning Udvikling af events og områder, der tiltrækker nye beboere og arbejdskraft til MK Tværkommunalt samarbejde, der styrker effektfuld opgaveløsning for borgere, behandling/ genoptræning, muligheder for tilknytning til arbejdsmarked og dermed reducerer opgavemængde og følelsesmæssige krav i arbejdet |
Øget arbejdsmængde ifm. kommunikation og koordinering Mgl. mening når lokale behov skal tilpasses til andre kommuner Uforudset arbejdsmængde for ansatte ved overflytning med kort varsel Forringet behandling/ genoptræning og dermed tilstand hos borgeren ved utilstrækkelig kommunikation og planlægning mellem kommuner Uklar fordeling af ansvar |
Indkøbspolitik Vold, trusler, chikane bilag 5 Arbejdsskader, arbejdsulykker, erhvervssygdomme og krænkende hændelser bilag 6 Beredskabs- og krisesituationer bilag 11 |
| KL og faglige organisationer | At MK overholder lovgivning, overenskomster, aftaler, retningslinjer mm. |
Bedst mulige rammer og vilkår for opgaveløsning Retfærdighed via fælles tilgang på tværs af kommuner Adgang til netværk |
Uenighed i fortolkning, forringede arbejdsvilkår, manglende mulighed for nytænkning/udvikling. | |
| Leverandører/ håndværkere |
At indgå i et sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø Oplysning og vejledning om MK’s krav og forventninger ifm. leverancer og samarbejde |
At alle, hvis arbejdsmiljø er omfattet af MK, oplever et sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø | At leverandører/ håndværkere ikke informeres tilstrækkeligt og dermed ikke overholder gældende krav (risici for ulykker, sygdom, påbud fra AT, negativ omtale) | Middelfart Kommunes bygge- og anlægsopgaver bilag 16 (opdateres til også at omfatte leverandører) |
| Arbejdstilsynet | Overholdelse af lovgivning og bekendtgørelser |
Et sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø Viden, vejledninger og rådgivning, der fremmer arbejdsmiljøet |
Påbud ved evt. manglende overholdelse af lovgivning |
Vejviser (opdateres af HR & Arbejdsmiljø) Information som fx nyhedsbreve til TRIO Læring og analyse Kompetenceudvikling |
| DNV |
Udmøntning af ISO 45001 i MK’s arbejdsmiljøledelsessystem Samarbejde om audit af systemet |
Systematisk og løbende forbedret arbejdsmiljøarbejde forankret i ledelsen Forebyggelse af sygdom, skader, ulykker Inddragelse af relevante aktører Troværdighed gennem kontrol af arbejdsmiljø ved eksterne parter |
Arbejdsmængde relateret til administration og dokumentation | Vejviseren |
| Eksterne tilsyn fx Socialtilsyn | Overholdelse af forventet faglig praksis |
Mulighed for læring og udvikling af opgaveløsning gennem ekstern feedback Troværdighed gennem kontrol af opgaveløsning ved eksterne parter |
Risiko for negativ feedback og/eller krav om ændrede arbejdsgange Modsatrettede krav til opgaveløsning |
|
| Styrelser og ministerier | Overholdelse og implementering af ny lovgivning/anbefalinger |
Lovmedholdelighed Forbedring af opgaveløsning/nye muligheder |
Ressourceforbrug ifm. implementering af nye krav/ ændret praksis Oplv. af mgl. mening ved nye krav, som ansatte ikke selv har medvirket til at udforme Modsatrettede krav til opgaveløsning |
Lovgivning i Vejviseren Kompetenceudvikling |
| Medier/presse | At MK er til rådighed og opfylder ønsker til information |
Hjælp til formidling af relevant information Udbredelse af positiv information om MK der styrker tiltrækning af beboere, foreninger, virksomheder og ansatte |
Negativ omtale af arbejdspladser og ansatte, der udgør høje følelsesmæssige krav for de berørte (særligt via SoME) | Vold bilag 5, vedrørende digital chikane |
| Bestyrelser/råd/ nævn |
Indflydelse på opgaveløsning At borgere møder og får den service/ydelse, de har krav på (herunder forventninger til tid/ ressourcer/faglighed fra MK’s ansatte) |
Samarbejde om løsning af kerneopgaven | Uoverensstemmelse vedrørende opgaveløsning og/ eller prioritering af ressourcer | |
| Politikere | Omsætning af politiske beslutninger til praksis |
Tydelige rammer og retning for løsning af kerneopgaven Politisk fokus på strategisk prioritering og ressourceforbrug |
Uoverensstemmelse mellem krav og ressourcer Negativ omtale af arbejdspladser og ansatte, der udgør høje følelsesmæssige krav for de berørte |
Interne interessenter:
| Interessent | Behov og forventninger | Muligheder | Risici | Forebyggelse/håndtering |
| Ansatte | Gode rammer og vilkår for opgaveløsningen, god ledelse, medindflydelse |
Løbende forbedring af rammer og vilkår for løsning af kerneopgaven Samarbejde om udmøntning af MK værdier |
Uklarhed om rammer og/eller kerneopgave Hyppige lederskift |
Systematisk arbejde i MED og AMG |
| Frivillige | Gode rammer og vilkår for opgaveløsningen, god ledelse, medinddragelse, service |
Ressourcer til løsning af kerneopgaven Udvikling af opgaveløsning gennem andre perspektiver |
Ansvarsfordeling Forsikringsforhold Fastholdelse |
Frivillige og arbejdsmiljø bilag 26 |
| Byrådet |
Omsætning af Byrådets vision til praksis Løbende status på indsatser |
Tydelig retning for løsning af kerneopgaven | Uoverensstemmelse mellem krav og ressourcer |